Tanda Tangan Elektronik vs Konvensional, Mana Lebih Aman?
Saat ini sudah banyak perusahaan yang mulai menerapkan penggunaan tanda tangan elektronik. Dibanding tanda tangan konvensional, mana yang lebih aman?
Brendan Rakphongphairoj, Chief Innovation Officer Mekari, perusahaan teknologi yang menyediakan Mekari Sign sebagai solusi e-signature bersertifikasi Penyelenggara Sertifikat Elektronik (PSrE), mengatakan bahwa meningkatnya penggunaan e-signature sejalan dengan tren digitalisasi yang membuat bisnis semakin paperless.
"Setiap hari, perusahaan harus menandatangani puluhan dokumen, mulai dari kontrak legal hingga faktur penjualan. Bahkan, seorang sales di perusahaan asuransi mengakui bahwa ia menghabiskan 65% dari waktu kerjanya untuk memproses, termasuk menandatangani, perjanjian premi dengan ratusan nasabah," kata Brendan, dalam keterangan yang diterima detikINET, Rabu (1/3/2023).
Ia melanjutkan bahwa e-signature mengotomasi proses penandatanganan dokumen, dengan demikian meningkatkan efisiensi kerja mereka yang memiliki otoritas menyetujui atau mengesahkan dokumen, seperti pimpinan perusahaan, tim di departemen keuangan, maupun tim di departemen legal.
"E-signature bermanfaat bagi perusahaan-perusahaan yang sehari-harinya harus memproses berbagai macam dokumen, termasuk perusahaan di bidang ritel, hospitality, pendidikan, serta layanan profesional seperti konsultan, business-to-business (B2B) dan teknologi," tambahnya.
Brendan juga mengungkap lima keuntungan penggunaan tanda tangan elektronik. Apa saja?
Menandatangani banyak dokumen dalam satu klik E-signature mempercepat penandatanganan dokumen karena puluhan dokumen yang telah diunggah ke aplikasi bisa secara sekaligus dibubuhi tanda tangan. Aplikasi e-signature pun bisa menangani dokumen dengan ragam format, mulai dari PDF hingga docx. "Salah satu perusahaan distributor alat kesehatan bahkan berhasil meningkatkan penyelesaian perjanjian kerjasama sebesar 42% semenjak menggunakan e-signature," kata Brendan.
Tak perlu mencari orang untuk menandatangani dokumen Aplikasi e-signature memudahkan permohonan tanda tangan karena aplikas akan otomatis mengirimkan notifikasi untuk mengingatkan orang-orang untuk menandatangani dokumen sebelum tenggat waktu. Selain itu, aplikasi e-signature juga memungkinkan semua yang terlibat untuk memantau proses penandatanganan secara real-time, yang semakin mempermudah permintaan tanda tangan.
Tak perlu mengirim dokumen Aplikasi e-signature meniadakan ongkos pengiriman karena pembubuhan tanda tangan cukup dilakukan secara online. Dokumen pun bisa dikirim sekaligus secara massal, fitur yang berguna bagi perusahaan yang harus mengirim berbagai kontrak atau faktur penjualan ke pelanggan dan penyuplai.
Kerahasiaan dan keamanan terjaga Aplikasi e-signature memiliki berbagai fitur yang memastikan bahwa hanya pihak yang diberikan wewenang bisa mengakses dan menandatangani dokumen. Fitur jejak audit, misalnya, merekam secara rinci perubahan yang dilakukan pihak manapun pada dokumen. Pastikan juga bahwa aplikasi e-signature sudah bersertifikat Penyelenggara Sertifikat Elektronik (PSrE) sehingga tanda tangan yang dibubuhkan dianggap sah secara hukum.
Tanda tangan kapan saja, dimana saja Dengan tren hybrid work yang banyak diterapkan di perusahaan, proses tanda tangan tetap bisa dilakukan meski penanda tangan tidak ada di kantor.
"Begitu perusahaan dan bisnis merasakan manfaat dari e-signature, mereka akan terdorong untuk secara bertahap mengadopsi teknologi pengaturan dokumen yang lebih canggih sehingga mereka akhirnya mendigitalisasi keseluruhan pemrosesan dan penyimpanan dokumen," tutup Brendan.
