Mengenal Aplikasi Outlook, Ini Kegunaan dan Fitur-fiturnya

Jakarta -

Outlook merupakan tools Microsoft yang berguna untuk mengelola email. Dengan Outlook, pengguna juga dapat menjadwalkan rapat atau meeting, mengelola kontak, hingga mencatat daftar tugas.

Dilansir laman Noble Desktop, Outlook sebelumnya adalah Hotmail yang dimulai pada tahun 1996. Kemudian pada 2012, Microsoft mengganti namanya menjadi Outlook. Hingga kini, Outlook termasuk rangkaian produk dalam Microsoft Office.

Penasaran dengan Outlook? Simak informasi terkait kegunaan hingga fitur-fitur utamanya pada uraian berikut.

Apa Itu Outlook?

Outlook adalah aplikasi pengelola email dan kalender dari Microsoft. Aplikasi ini berfitur cukup lengkap.dan dioptimalkan untuk PC dan laptop.

Utamanya, Outlook digunakan untuk pengelolaan email tingkat lanjut. Dengan berbagai fitur yang disematkan, aplikasi ini memungkinkan penggunanya untuk penjadwalan meeting, manajemen tugas, pengaturan inbox, sampai mengelola kontak.

Pada dasarnya, fitur-fitur dalam aplikasi ini memudahkan pengguna untuk merapikan email kerjaan sehingga bisa tetap produktif dan teratur.

Pengguna bisa menggunakan Outlook dengan akun Microsoft 365 untuk bisnis atau dengan akun lain, seperti akun Outlook.com.

Kegunaan Outlook

Fungsi utama dari Outlook sebenarnya untuk mengirim, menerima, dan membaca email yang masuk. Namun, Outlook dapat pula digunakan untuk melakukan aktivitas, seperti:

1. Manajemen Email

Outlook dilengkapi dengan fitur mengatur kotak masuk email. Pengguna dapat menggunakan fitur ini untuk mengurutkan email secara otomatis, menandai email penting, dan memisahkan email biasa dan email penting. Selain itu, pengguna juga bisa mengatur kotak masuk menggunakan kategori berwarna atau menggunakan conversation threads.

2. Menjadwalkan Meeting

Dengan Outlook, pengguna bisa menjadwalkan janji rapat, pertemuan, hingga acara penting sehingga dapat terorganisir dengan baik. Tak hanya itu, kamu juga bisa mengatur pengingat agar tidak terlewat dan berbagi jadwal yang telah dibuat dengan orang lain.

3. Manajemen Kontak

Pengguna bisa menyimpan dan mengatur kontak seperti alamat email, nomor telepon, dan informasi penting lainnya di Outlook. Dengan aplikasi ini juga, pengguna bisa menambahkan catatan dan kategori ke kontak agar lebih mudah menemukannya.

Fitur Utama Outlook

Ada sejumlah fitur yang tersedia di Microsoft Outlook. Berikut di antaranya sebagaimana dikutip dari laman MSPoweruser:

1. Scheduling assistant: untuk menjadwalkan janji, rapat, dan pertemuan dengan klien atau rekan kerja dengan mudah.
2. Room finder: pesan ruangan fisik di ruang kerja organisasi bersama dengan asisten penjadwalan.
3. Contact management: digunakan untuk menyimpan, mengedit, dan mengelola informasi kontak.
4. To-do lists: pengguna dapat memantau tugas dan tenggat waktunya menggunakan pengelola tugas di Outlook
5. Search: pengguna bisa menemukan informasi yang diperlukan dengan cepat menggunakan pencarian lanjutan.
6. Calendar sharing: pengguna dapat membagikan kalender dengan kolaborator atau klien lain untuk mengingatkan agenda yang akan datang.
7. Autotext: digunakan untuk mengirim email balasan secara cepat dengan template teks.
8. Quick parts: pengguna juga dapat menyimpan dan menggunakan kembali konten seperti judul, nama penulis, bidang, dan autotext di Outlook sehingga tidak perlu ribet membuatnya lagi.
9. Attachment reminders: pengguna bisa diberitahu jika file lampiran email tidak terlampir.
10. Calendar automation: pengguna bisa otomatis menambahkan seperti travel itinerary dari body email yang masuk ke kalender.
11. Keyboard shortcuts: bisa menggunakan pintasan keyboard untuk menghemat waktu, seperti Ctrl + 1 untuk beralih ke email, Ctrl + 2 untuk kalender, Ctrl + 3 untuk kontak, Ctrl + 4 untuk tugas, dan lainnya.
12. Immersive reader: pengguna dapat mengatur background email sehingga dapat fokus pada email, jadwal, kalender, dan daftar tugas.
13. Customizations: pengguna bisa menyesuaikan tampilan email dengan mengubah format dan warna untuk berbagai jenis email penting.
14. Note-taking: pengguna juga dapat membuat catatan singkat, mengelola item dan file yang lebih besar di jurnal Outlook.

Nah, itulah penjelasan mengenai aplikasi Microsoft Outlook yang berguna untuk mengelola email klien hingga pekerjaan agar bisa lebih teratur.

Simak Video "Twitter/X Bakal Matikan Fitur Close Friend Mulai 31 Oktober 2023"
[Gambas:Video 20detik]
(fds/fds)